اطلاعات ناظران مطابق فرم شماره 1 (صفحه13) حداکثر تا تاريخ 30مهرماه تکميل و از طريق پرتال به سازمان ارسال گردد.
مدارس و آموزشکده ها موظفند فرم شماره 1(خلاصه گزارش اقدامات انجام شده براي طرح قدس) را که در پرتال مديريت فرهنگي موجود است، حداکثر تا تاريخ پنجم آبان ماه به دبيرخانه های شوراهاي سياست گذاري سما استان ها ارسال نمايند. دبيرخانه هاي شوراهای سياست گذاري نيز پس از دريافت فرم شماره 1 و تجميع آن ، تا تاريخ پانزدهم آبان ماه(15/8/93) فرم 1 کليه واحدهای تابعه را به صورت تجميع شده از طريق پرتال به سازمان ارسال نمايند.
مدارس و آموزشکده ها مي بايست فرم شماره 2 (موجود در پرتال مديريت فرهنگي) را حداکثر تا تاريخ25 اسفندماه به دبيرخانه شوراي سياست گذاري سما استان متبوع ارسال نمايند. کارشناسان آموزشي، پژوهشي، فرهنگي و دانشجويي دبيرخانه هاي شوراهاي سياست گذاري سما استان ها نيز موظفند پس از دريافت فرم 2 و تجميع آنها، این فرم را تا تاريخ 20 فروردين ماه به صورت تجميع شده از طريق پرتال به سازمان ارسال نمايند.
فرم "ب" مربوطه به صدور گواهي نامه ضمن خدمت کارکنان(صفحه 44 بخشنامه طرح قدس)، تا پايان ارديبهشت ماه مستقيماً از طريق پرتال مديريت فرهنگي به سازمان ارسال گردد.